Rambursarea se efectuează în baza unei cereri de rambursare a TVA pentru persoanele impozabile stabilite în România – formular 318, care se depune în format electronic la unitatea fiscală unde solicitantul este înregistrat ca plătitor de impozite şi taxe prin intermediul portalului electronic pus la dispoziţie de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală.
Pentru completarea cererii de rambursare a TVA pentru persoanele impozabile stabilite în România, formular 318, contribuabilii trebuie să deţină un certificat digital calificat obţinut în condiţiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică de la furnizorii acreditaţi şi să se înregistreze pe portalul ANAF. Cererea se consideră că a fost depusă în condiţiile în care solicitantul a furnizat toate informaţiile şi documentele cerute.
Perioada de rambursare este de maximum un an calendaristic şi de minimum trei luni calendaristice. Cererile de rambursare pot viza însă o perioadă mai mică de 3 luni, în cazul în care acestea reprezintă perioada rămasă până la sfârşitul anului calendaristic.